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Criado: 06/09/2018
Última atualização: 01/02/2019
Regimento Interno SEI Nº 2348912/2018 – CAJ.CONSAD.CAE
Joinville, 30 de agosto de 2018.
REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO
Capítulo I – Objeto
Art. 1°. O presente Regimento Interno (Regimento) disciplina o funcionamento do Comitê de Auditoria Estatutário (CAE) da Companhia Águas de Joinville (Companhia), órgão estatutário de caráter permanente, observadas as disposições do Estatuto Social, da legislação vigente e as decisões do Conselho de Administração.
Capítulo II – Proposta de Valor
Art. 2º. O Comitê de Auditoria tem como proposta de valor assessorar as decisões do Conselho de Administração por meio da supervisão da adequação do sistema de controles internos para mitigação das principais exposições de risco da Companhia bem como a representação econômica adequada das operações de forma a salvaguardar confiabilidade dos negócios e a veracidade das demonstrações financeiras da Companhia Águas de Joinville.
Capítulo III – Conceito, Funcionamento e Composição
Art. 3º. O CAE é um órgão auxiliar do Conselho de Administração ao qual se reporta diretamente, nas suas funções de supervisão de auditoria interna e externa e de fiscalização, além do monitoramento das atividades da área de controles internos, das demonstrações financeiras e da avaliação do sistema de gerenciamento de riscos.
Art. 4º. O funcionamento do CAE será de forma permanente, possuindo autonomia operacional e dotação orçamentária anual, nos limites aprovados pelo Conselho de Administração, para conduzir ou determinar a realização de consultas, avaliações e investigações dentro do escopo de suas atividades, inclusive com a contratação e utilização de especialista externo.
Art. 5°. O CAE, será composto por 3 (três) membros efetivos, em sua maioria independentes, eleitos e destituídos pelo Conselho de Administração.
Art. 6º. A eleição dos membros do CAE será realizada na primeira reunião do Conselho de Administração subsequente a Assembleia Geral Ordinária.
Art. 7º. Ao menos um dos membros do CAE deve possuir qualificações nas áreas de Contabilidade, Auditoria e/ou Finanças, que deve satisfazer os seguintes critérios: (i) conhecer em profundidade as atribuições e o funcionamento de Comitê de Auditoria; (ii) conhecer os princípios contábeis utilizados nas demonstrações financeiras; (iii) possuir habilidade de aplicar tais princípios relativamente às estimativas contábeis, reconhecimento de receitas e despesas e constituições de reservas; (iv) possuir experiência na elaboração, auditoria, análise ou avaliação de demonstrações financeiras que possuam abrangência e nível de complexidade compatíveis com as da Companhia e; (v) compreender os procedimentos de controles internos utilizados na elaboração dos relatórios financeiros.
Art. 8°. O mandato dos membros do CAE será de 2 (dois) anos, sendo permitida, no máximo, uma reeleição.
§ 1º Os membros do CAE serão nomeados, empossados e destituídos pelo Conselho de Administração, na forma do Estatuto Social e demais dispositivos legais aplicáveis.
§ 2º A posse dos membros do CAE se dará com a assinatura do termo de posse.
§ 3º Caberá ao Conselho de Administração, em reunião, decidir e aprovar os pedidos de renúncia e vacância dos membros do CAE, bem como a escolha dos substitutos.
Art. 9°. O CAE terá um Coordenador que será escolhido pelo Conselho de Administração. Na sua ausência ou impedimento temporário, o Coordenador poderá ser substituído por membro indicado pelo próprio Comitê.
Capítulo IV- Competência
Art. 10. As competências do Comitê de Auditoria Estatutário da Companhia são aquelas estabelecidas em seu Estatuto Social.
Art. 11. Competirá ao Coordenador do CAE:
I Cumprir e fazer cumprir as normas deste Regimento Interno;
II Elaborar calendário anual de reuniões, observado o calendário de reuniões do Conselho de Administração, Conselho Fiscal e de publicação das demonstrações financeiras.
III Avaliar e definir a pauta das reuniões, assegurando que estejam alinhadas ao cumprimento dos objetivos do CAE;
IV Convocar as reuniões;
V Convocar, para comparecimento às reuniões, pessoas que possam contribuir para o esclarecimento das matérias, observadas eventuais questões de conflito de interesses;
VI Presidir as reuniões, auxiliado pela Secretária Executiva;
VII Encaminhar ao Conselho de Administração e, se for o caso, a outro órgão ou membro da Administração, as análises, pareceres e relatórios elaborados no âmbito do Comitê;
VIII Solicitar à Diretoria a contratação de serviços especializados, quando aprovada pelo Comitê; e
IX Praticar outros atos de natureza técnica ou administrativa necessários ao exercício de suas funções.
Parágrafo único – Na ausência ou impedimento temporário, o coordenador do CAE poderá ser substituído por membro indicado pelo próprio CAE, a ser referendado pelo Conselho de Administração para o caso da ausência ser superior a uma reunião.
Capítulo V – Remuneração
Art. 12. O montante global dos honorários do CAE será fixado em Assembleia Geral Ordinária, em conformidade com a legislação vigente.
Parágrafo único – A fixação da remuneração individual caberá ao Conselho de Administração, por decisão da maioria dos seus membros.
Art. 13. Os membros do CAE não poderão receber qualquer outro tipo de remuneração da Companhia, ou de sua controladora, que não seja aquela relativa à função de integrante do Comitê de Auditoria Estatutário.
Art. 14. Os membros do CAE farão jus a honorário mensal fixo, devendo ser aplicável proporcionalmente à participação nas reuniões.
Capítulo VI – Responsabilidades e Deveres
Art. 15. Os membros do CAE obrigam-se a cumprir o Estatuto Social, o Código de Conduta e Ética, o presente Regimento Interno e as demais normas internas aplicáveis.
Art. 16. A função de Membro do Comitê é indelegável, devendo ser exercida com respeito aos deveres de lealdade e diligência, bem como evitando quaisquer situações de conflito que possam afetar os interesses da Companhia.
Art. 17. Para cumprir suas funções, o Comitê manterá relações de trabalho com os Diretores, Assessores, Gerentes, Auditores Independentes e Auditores Internos, ficando assegurado aos seus membros o recebimento de toda informação que se faça necessária, que será prestada de forma completa e fidedigna.
Art. 18. Para desempenhar eficientemente sua função, cada Membro do Comitê deverá apresentar habilidades e conhecimento, incluindo o entendimento sobre as responsabilidades do Comitê, os negócios, operações e riscos da Companhia.
Art. 19. Os membros do CAE estarão sujeitos aos mesmos deveres e responsabilidades legais dos Administradores, nos termos do artigo 160 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, neles incluído o dever de informar ao Conselho de Administração a existência de eventual conflito de interesse.
Art. 20. Todos os documentos e informações colocados à disposição do CAE, quando não estiverem disponíveis junto ao público, serão mantidos em sigilo, não podendo, de forma alguma, ser examinados por terceiros, salvo aqueles vinculados à Companhia ou quando assim deliberar o Comitê.
Capítulo VII – Assessoramento
Art. 21. O assessoramento e apoio administrativo e logístico serão pela Secretária Executiva, que terá as seguintes competências:
I Preparar e distribuir a pauta das reuniões, consoante definições do Comitê;
II Secretariar as reuniões;
III Elaborar e providenciar a divulgação das atas das reuniões;
IV Organizar e manter sob sua guarda a documentação relativa às atividades desenvolvidas pelo Comitê;
V Cuidar de outras atividades necessárias ao funcionamento do Comitê.
Capítulo VIII – Reuniões e Atas
Art. 22 O CAE reunir-se-á na sede da Companhia, no mínimo bimestralmente de forma ordinária, para manifestar-se sobre assuntos de sua competência.
§1º Admitem-se reuniões extraordinárias, desde que devidamente justificadas, seja presencial ou virtual.
§2º As reuniões do CAE serão convocadas pelo seu Coordenador, ou então por dois dos seus membros, por intermédio da Secretaria Executiva (SEC), com antecedência mínima de 05 (cinco) dias, mediante o envio de correspondência eletrônica a todos os seus membros, com a indicação dos assuntos e respectivos documentos a serem tratados.
§3º As reuniões serão realizadas com quórum mínimo de 2 (dois) membros.
Art. 24. Fica facultada, se necessária, a participação não presencial dos membros do CAE em reuniões ordinárias e extraordinárias, mediante tecnologia de informação disponível, que possa assegurar a participação efetiva e a autenticidade do seu voto. Nesta hipótese, o membro do CAE que participar remotamente será considerado presente à reunião, e seu voto será considerado válido para todos os efeitos legais e incorporado à ata da referida reunião.
Art. 25. É permitida a realização de reunião virtual, mediante utilização de qualquer meio de comunicação, nos termos e condições que vierem a ser estabelecidas no ato convocatório.
§1º Os membros do CAE deverão se manifestar quanto às deliberações das matérias apreciadas na reunião, no prazo estabelecido no ato convocatório.
§2º Decorrido o prazo estabelecido no ato convocatório, nunca inferior a 01 (um) dia útil contado da data da reunião do CAE, não havendo manifestação do membro do Comitê, considerar-se-ão aprovadas as matérias apreciadas na reunião.
Art. 26. As recomendações do Comitê serão tomadas pela maioria dos seus membros, as quais serão lavradas em manifestação técnica, devendo os pontos de divergência constar deste, e por fim o documento deve estar assinado por todos os membros do CAE presentes.
Art.27. Todos os relatórios e pareceres do CAE deverão ser aprovados em ata de reunião e encaminhados pelo seu coordenador, no prazo de até 10 (dez) dias, ao Conselho de Administração para apreciação e decisão.
§ 1º Na hipótese do Conselho de Administração considerar que a divulgação da ata possa pôr em risco interesse legítimo da Companhia, apenas o seu extrato será divulgado.
§ 2º A restrição de que trata o § 1º deste item não será oponível aos órgãos de controle, que terão total e irrestrito acesso ao conteúdo das atas do Comitê de Auditoria Estatutário, observada a transferência de sigilo.
Art. 28. A SEC deverá promover a divulgação das Atas das Reuniões do CAE, após anuência do Conselho de Administração.
Capítulo XVI – Disposições Finais
Art. 29. Os membros do CAE terão acesso a todos os documentos e informações que julgarem necessárias para o exercício de suas funções.
Parágrafo Único – A solicitação dos documentos e informações referidas neste artigo deverá ser efetuada diretamente à SEC.
Art. 30. Este regimento interno entra em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho de Administração, que poderá modificá-lo a qualquer tempo, com o voto favorável da maioria dos seus membros.
Art. 31. Este Regimento será arquivado na Unidade de Governança da Companhia Águas de Joinville, a qual será responsável por dar-lhe a devida publicidade.
