Política SEI Nº 8522667/2021 – CAJ.CONSAD
Joinville, 04 de março de 2021.
POLÍTICA DE CONTROLES INTERNOS
1. INTRODUÇÃO
A Política Institucional de Controles Internos tem por finalidade auxiliar na mitigação dos riscos de negócio, processos e contratos da Companhia Águas de Joinville, bem como disseminar a cultura de controles para garantir o cumprimento de leis, regulamentos e demais normas estabelecidas pelos órgãos reguladores e demais partes interessadas.
2. ABRANGÊNCIA
Abrange todas as partes interessadas que, direta ou indiretamente, participam dos processos de negócio da Companhia Águas de Joinville.
3. DEFINIÇÕES
3.1. Controles Internos: processos desenvolvidos para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da instituição, modificando os riscos de negócio, seja reduzindo a probabilidade de ocorrência, seja minimizando os impactos em casos de manifestação dos riscos. Enquanto o controle interno é realizado pelo próprio órgão no controle de seus bens, patrimônio, orçamento etc., o controle externo é realizado por outro Poder, como por exemplo: Tribunais de Contas, Controladorias Gerais ou mesmo pelo Poder Legislativo.
3.2. Sistema de Controles Internos: Um sistema de controles internos pode ser definido como um conjunto de políticas, normas, procedimentos e atividades estabelecidas na Companhia, com o propósito de reduzir a possibilidade de sofrer perdas, desgaste da imagem institucional, incrementar a qualidade das informações contábeis, financeiras e gerenciais, bem como salvaguardar a conformidade com a legislação e a regulamentação em vigor.
4. OBJETIVOS
4.1. Construir diretrizes, competências e conceitos de controles internos;
4.2. Disseminar a cultura de controles internos em todos os níveis da Companhia;
4.3. Fomentar as boas práticas de controles internos, conforme os melhores referenciais comparativos do setor;
4.4. Promover maior transparência das informações, contribuindo para a sustentabilidade da Companhia.
5. PRINCÍPIOS E DIRETRIZES
As atividades de controles devem ser constantemente avaliadas, tomando como referência as boas práticas de Governança Corporativa, estabelecidas por padrões e metodologias como: Committee of Sponsoring Organization of Treadeway Commission – COSO e Control Objectives for Information and Related Technology (CobiT).
5.1. Princípios do sistema de controles internos:
Instituir políticas, normas e procedimentos para assegurar que os riscos inerentes às atividades da empresa sejam identificados e administrados adequadamente nos seguintes aspectos:
5.1.1. Cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;
5.1.2. Eficácia e eficiência das operações;
5.1.3. Consistência, tempestividade e proteção adequada das informações;
5.1.4. Salvaguarda dos ativos;
5.1.5. Assegurar a apropriada segregação de funções, observada a estrutura hierárquica da Companhia, de modo a eliminar atribuições de responsabilidade conflitantes, assim como reduzir e monitorar, com a devida independência requerida, potenciais conflitos de interesses existentes nas áreas;
5.1.6. Manter sistema e estrutura de controles internos alinhados com as melhores práticas, os quais devem ser revisados e atualizados periodicamente, a fim de que eventuais deficiências sejam pronta e integralmente corrigidas, de forma a garantir sua efetividade;
5.1.7. O processo de Controles Internos deve ser contínuo, evitando potenciais impactos de não conformidades nos processos. As variáveis básicas que deverão ser utilizadas em todas as fases do processo de planejamento dos trabalhos de controle são materialidade, relevância e criticidade.
5.1.8. O gerenciamento do ambiente de Controles Internos tem como premissas que os riscos associados ao não cumprimento das metas e objetivos da Companhia devem ser identificados e avaliados, considerando a probabilidade de ocorrerem e os impactos sobre os negócios, caso se materializem.
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Conselho de Administração
6.1.1. Apreciar e aprovar a Política de Controles Internos;
6.1.2. Apreciar e aprovar os relatórios de controles internos;
6.1.3. Incorporar as práticas de controles internos ao processo decisório.
6.2. Comitê de Auditoria Estatutário
6.2.1. Apreciar e se manifestar sobre a Política de Controles Internos;
6.2.2. Supervisionar as atividades da área de controles internos da Companhia;
6.2.3. Monitorar a qualidade e integridade dos mecanismos de controles internos da Companhia, apresentando as recomendações de aprimoramento de políticas, práticas e procedimentos que entender necessárias;
6.2.4. Avaliar a efetividade e suficiência do sistema de controles internos;
6.2.5. Manifestar-se, previamente ao Conselho de Administração, a respeito dos relatórios sobre o sistema de controles internos da Companhia.
6.3. Diretoria Colegiada
6.3.1. Avaliar e aprovar a Política de Controles Internos e submeter ao Conselho de Administração;
6.3.2. Incorporar as práticas de controles internos ao processo decisório;
6.3.3. Patrocinar a implantação de práticas de negócio eficientes e controles internos adequados e eficazes.
6.4. Demais unidades organizacionais
6.4.1. Conhecer e aplicar a Política de Controles Internos;
6.4.2. Estabelecer, manter, promover e avaliar as práticas de negócio eficientes e controles internos adequados e eficazes;
6.4.3. Documentar os controles internos implementados nas áreas de negócio;
6.4.4. Apresentar à Gerência de Governança, Riscos e Conformidade, a documentação dos controles internos implantados na área de sua competência;
6.4.5. Definir os indicadores dos controles internos e fazer o seu acompanhamento.
6.5. Gerência de Governança, Riscos e Conformidade – GRC
6.5.1. Estabelecer metodologia, modelos, padrões e ferramentas, para o gerenciamento de controles internos da Companhia;
6.5.2. Elaborar a Base de Conhecimento de controles internos;
6.5.3. Disseminar a cultura de controles internos em todos os níveis;
6.5.4. Elaborar e acompanhar as políticas e estratégias institucionais de governança corporativa, submetendo-as à Diretoria Colegiada e ao Conselho de Administração, para aprovação;
6.5.5. Avaliar e propor melhorias nos procedimentos de gerenciamento de riscos, controles e governança corporativa;
6.5.6. Elaborar periodicamente relatórios contendo as deficiências encontradas, as conclusões dos exames efetuados e recomendações com cronograma de implementação de correções das deficiências/inconformidades apontadas, com vistas à gestão dos controles internos;
6.5.7. Analisar, avaliar e controlar, periodicamente, os controles internos associados aos processos do negócio da organização.
6.6. Auditoria Interna – AUDI
6.6.1. Auditar sistematicamente a existência, o cumprimento, e a eficácia da Política de Controles Internos e recomendar melhorias;
6.6.2. Auditar os controles internos da organização.
Esta política foi aprovada na reunião do Conselho de Administração dia 25/02/2021, conforme Ata SEI 8427822.
