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Criado: 05/07/2018
Última atualização: 29/05/2024
Política SEI Nº 0021377017/2024 – CAJ.CONSAD
Joinville, 17 de maio de 2024.
POLÍTICA DE porta-vozes
1. Dos Objetivos
1.1 A Companhia Águas de Joinville está comprometida em assegurar a integridade e confiabilidade das informações prestadas à imprensa e ao público em geral, por meio de um processo contínuo e integrado de gerenciamento da informação.
1.2 Os objetivos desta política são:
1.2.1 Proporcionar coerência e uniformidade das informações prestadas pelas pessoas designadas/autorizadas a falar em nome da Companhia Águas de Joinville ao público em geral, para que não haja contradição entre as diversas áreas e seus Administradores.
1.2.2 Manter um relacionamento transparente, profissional e tempestivo na prestação de informações da Companhia.
1.2.3 Atender a Imprensa com presteza e de forma proativa, não aceitando ofertas de matérias pagas ou acordos, nem permutando-se propaganda por espaço editorial.
1.2.4 Preservar informações cujo acesso não possa ser fornecido por força de sigilo.
2. Das Diretrizes
2.1 Fortalecer e preservar a credibilidade da Companhia, assegurando que a Companhia se apresente à sociedade e públicos de interesse, alinhada com sua proposta de valor.
2.2 Manter um relacionamento transparente e profissional com a imprensa e com o público em geral, atendendo às demandas dos jornalistas de forma tempestiva e de qualidade, além de proporcionar acesso às informações de interesse, resguardando aquelas que, por dever de sigilo, não puderem ser fornecidas.
2.3 São considerados potenciais porta-vozes no atendimento das demandas da imprensa aqueles com maior conhecimento técnico e estratégico sobre o tema em questão.
2.4 As informações prestadas pelos porta-vozes devem estar alinhadas com as estratégias e negócios da Companhia, não sendo admitida a emissão de opinião pessoal de qualquer natureza, que esteja em desacordo com as políticas da Companhia.
2.5 Nenhum colaborador que não tenha delegação/autorização para tanto, pode manifestar-se publicamente, em nome da Companhia, com a imprensa ou não, sem prévia autorização, inclusive em redes sociais ou quaisquer outros canais de comunicação/informação.
2.6 Convites para eventos que necessitem representante oficial da Companhia devem ser encaminhados ao Diretor-presidente, ouvindo quando necessário os Diretores em suas áreas de atuação, que decidirão qual porta-voz representará a Companhia.
3. Das Atribuições e Responsabilidades
3.1 Cabe ao Conselho de Administração
I. Aprovar a Política de Porta-vozes da Companhia Águas de Joinville.
3.2 Cabe a Diretoria Colegiada
I. Deliberar sobre Política de Porta-vozes da Companhia Águas de Joinville;
II. Promover a alocação de recursos apropriados para desenvolver, implementar e manter a presente Política.
3.3 Cabe ao Diretor-presidente
I. Exercer a função de porta-voz da empresa em situações de crise, que acarretem risco aos resultados, à imagem e à reputação da empresa;
II. Designar membros da Diretoria ou profissionais para exercer a função de porta-voz da empresa nas situações de crise, especificando os limites de sua atuação.
3.4 Cabe aos Diretores
I. Exercer a função de porta-voz da empresa, nos limites de suas competências estatutárias;
II. Designar/autorizar colaborador para cumprir o papel de porta-voz, conforme a necessidade, vedada a possibilidade de delegação do ato de designação/autorização de porta-voz;
III. Especificar se o porta-voz designado/autorizado tem ou não delegação para definir o conteúdo do que será comunicado e quais os limites para essa definição.
3.6 Cabe ao porta-voz
I. Colaborar e fornecer as informações necessárias para o atendimento das demandas de imprensa;
II. Responsabilizar-se pelo conteúdo, correção e abrangência das informações técnicas divulgadas a partir de sua área de atuação;
III. Manifestar-se como representante da Companhia, observando esta política;
3.7 Cabe a Assessoria de Comunicação, Relacionamento e Marketing
I. Disseminar, em conjunto com a Gerência de Controle Interno, Riscos, Conformidade e Inovação, a presente Política no âmbito da Companhia, demonstrando a importância de conhecê-la e de executá-la em consonância com a legislação e normativos que regulamentam sua aplicação;
II. Coordenar a gestão do atendimento à imprensa, orientando e apoiando as demais unidades em suas demandas de comunicação;
III. Planejar e promover o relacionamento da Companhia com a imprensa, sendo que as unidades da organização devem seguir as suas orientações;
IV. Assessorar os porta-vozes da empresa no que diz respeito a esta Política;
V. Conduzir o gerenciamento de crises no âmbito das ações de comunicação.
4. Do Processo de Comunicação Social
4.1 Fluxo de Informação
4.1.1 As solicitações de informação recebidas de mídias deverão ser encaminhadas a ACRM, a fim de identificar o assunto e a conveniência da entrevista ou elaboração do artigo.
4.1.2 A ACRM identifica o porta-voz, após alinhamento com a Diretoria da área, encaminha as informações pertinentes ao veículo e agenda as entrevistas e/ou prazo para disponibilização de artigo.
4.1.3 Antes de falar à Imprensa o porta-voz receberá da equipe da ACRM informações sobre o veículo, o repórter, o teor da entrevista e orientações sobre como abordar o assunto em questão.
4.1.4 As entrevistas serão acompanhadas ou orientadas por um membro da equipe da ACRM.
4.2 Produção de Conteúdo
4.2.1 A produção de conteúdo a ser veiculado nos canais de comunicação da Companhia e na imprensa caberá a ACRM, que poderá solicitar o auxílio da área técnica a que estiver relacionada à informação pretendida. Recomenda-se que os textos e/informações produzidos pela ACRM sejam sempre validados com as fontes internas de informação e, quando necessário, com a Diretoria da área.
4.2.2 Todos os artigos elaborados pelos porta-vozes em nome da Companhia Águas de Joinville e autorizados pela Presidência, terão o aval prévio da ACRM para adequação do texto às normas da Companhia Águas de Joinville e à linguagem jornalística.
4.3 Posicionamento
4.3.1 Os porta-vozes da Companhia não devem posicionar-se contrariamente às políticas e normas definidas pela empresa.
4.3.2 Caso tal situação seja inevitável, o porta-voz deverá, previamente à manifestação, (i) informar à ACRM e (ii) fazer constar, especialmente em textos, aviso com os dizeres “as opiniões divulgadas são de responsabilidade do autor e não representam as opiniões da Companhia Águas de Joinville”.
5. Definições
Para os fins desta Política, são adotadas as seguintes definições:
5.1 Administração: pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no mais alto nível, ficando restrito esse conceito aos membros do Conselho de Administração e da Diretoria.
5.2 Assessoria de Comunicação, Relacionamento e Marketing – ACRM: área da Companhia Águas de Joinville, liderada pelo Diretor-presidente, que define as estratégias de comunicação em conjunto com a ACRM e a Coordenação de Comunicação e Marketing (CCM) executa as atividades.
5.3 Crise: ruptura significativa da normalidade gerando fatos negativos que estimulam cobertura extensiva da mídia e exige pronta ação dos agentes, podendo afetar a reputação, a segurança e os objetivos da Companhia.
5.4 Fluxo de Comunicação: caminho básico institucional percorrido para o adequado tratamento de solicitações de informação oriundas dos públicos de interesse da empresa, notadamente as demandas da imprensa.
5.5 Mídia: meios ou veículos de comunicação utilizados com a finalidade de divulgar informações, seja por meio de imagens, textos e sons (televisão, cinema, rádio, revistas, jornais, outdoors e outros).
5.6 Porta-voz: administrador ou profissional designado/autorizado a prestar informações em nome da Companhia.
6. Referências
Para aplicação dessa Política poderá ser necessário consultar:
6.1 Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016, que dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
6.2 Estatuto Social da Companhia Águas de Joinville.
7. Disposições finais
7.1 A presente Política entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho de Administração e permanecerá vigente por prazo indeterminado, até que haja deliberação pelo órgão competente em sentido contrário.
7.2 O descumprimento dos dispositivos desta Política implicará em apuração de responsabilidades e aplicação de sanções nos termos dos normativos internos da Companhia. A aplicação de sanções no âmbito administrativo não exclui a responsabilização civil ou penal, se for o caso, que deverão ser buscadas pela Companhia nas instâncias cabíveis, para evitar danos e reverter prejuízos eventualmente causados pela inobservância deste instrumento.
